CURSO DE ACCESS AVANZADO

RELACIONES ENTRE OBJETOS

A partir de una clave principal o llave primaria, podemos establecer relaciones entre las Tablas de nuestra base de datos. Activamos la casilla de verificación de ‘Exigir integridad referencial’ para que Access compruebe las relaciones entre objetos (Tablas/Consultas/Formularios),  si lo que se trata es de que los registros de la Tabla secundaria se actualicen cuando se modifiquen los de la primaria, debemos también activar las casillas de ‘Actualizar’ y ‘Elimimar’. Es la Normalización (dibujar y repensar los objetos y sus relaciones a papel antes) de las Tablas la que nos expresa el tipo de relación entre las propias tablas, una relación ‘Uno a varios’ viene definida por registros únicos en la tabla origen de la relación, y por registros que se pueden repetir en la tablas destino. Comprobar la integridad referencial y la actualización en cascada. Nuestro eslogan debe ser ‘evitar la redundancia’ en los datos.

• El campo clave puede tener distinto nombre (no aconsejable) pero la misma información.
• Para relacionar 2 tablas, al menos una de ellas tiene que ser clave principal en el campo común.
• Relación uno a varios: “un cliente puede hacer varios pedidos, pero un pedido lo hace un único cliente” (normalmente).
• Integridad referencial: No se puede hacer un pedido de un cliente que no existe. Conviene activarla incluso antes de introducir los registros de las Tablas.
• Actualizar en cascada: La modificación en la Tabla de clientes ahora queda reflejada en la tabla de pedidos,
• Eliminar en cascada: Elimina información de la Tabla de clientes, si se elimina el registro de cliente se elimina el registro de pedido.

IMPORTACIÓN DE OBJETOS

Se pueden importar cualquier objeto de nuestra base de datos: Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros y Módulos. O se puede vincular a otra base de datos existente. Por defecto se importan las relaciones que se hayan creado en las Tablas de la base de datos de origen de nuestra importación. En el botón de Opciones podemos importar relaciones entre Tablas (viene por defecto), etc, además de importar tan solo el propio diseño de la Tabla (campos y tipo de campo) , sin los registros; así como todas las opciones que vienen en la siguiente captura:

VINCULAR TABLAS

Los cambios en la Tabla de la base de datos origen tendrán repercusión en la Tabla de la base de datos de destino.

MACROS

En el caso de tratarse de la automatización de una acción/tarea repetitiva, se puede recurrir a trabajar con una Macro, subrutina de un trozo de código en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), con el que está construido todo el entorno de Microsoft Office y el propio sistema operativo. Existen macros independientes, que se pueden reutilizar en cualquier objeto de nuestra base de datos (el equivalente a Libro de macros personal en Excel)  y macros asociadas, a utilizar solamente desde el objeto en concreto (se puede asociar con las macros guardadas solo para este libro en concreto de la hoja de cálculo). Al contrario que en Excel, el nombre de la macro puede tener espacios en blanco.

Macros Condicionales

Si lo que se trata es de condicionar las acciones de una Macro, esto es, en el caso de que en el proceso se pretenda segmentar por Objetos dentro de la propia Macro, se puede recurrir a la utilización de macros condicionadas, utilizando el operador condicional ‘Si‘ del ‘Catálogo de acciones’ del ángulo superior derecha, la archiconocida sentencia de programación condicional ‘IF THEN…ELSE’ [SI condición1 (o prueba lógica), entonces sentencia1; en otro caso sentencia2, etc).

Insertar botón de comando en Formulario de Access

En la Ficha Eventos de la Hoja de Propiedades, puedo asociar un evento al botón, por ejemplo ‘Al hacer clic’, y en el desplegable asociado al evento, podemos seleccionar la macro previamente creada, además de la opción por defecto para programar con el Código VBA (‘Procedimiento de Evento’).

Control de errores en tiempo de ejecución de una Macro

Macro AUTOEXEC

Se procede a crear una macro independiente autoejecutable (a la que hay que dar el nombre AUTOEXEC), para que automáticamente se genere en Formulario de login, al abrir el archivo guardado en Access.

AUTOKEYS

Automatizar un proceso mediante una Submacro que realiza una acción (Abrir un objeto de Access, seleccionar un registro, etc), dentro de una Macro a la que hay dar el nombre por defecto de AUTOKEYS, para por ejemplo, generar un atajo de teclado asociado a las teclas de Función (F1, F10, etc),

CONSULTAS

Consultas de Referencias Cruzadas

Seleccionar el campo por el que se mostrará la referencia en filas y en el siguiente paso del asistente el de las columnas y terminamos dando un nombre descriptivo que refleje lo que efectivamente proporciona la consulta de referencias cruzadas, que se muestra como una especie de tabla de contingencia o de doble entrada de estadística.

FORMULARIOS

Se pueden realizar tablas dinámicas y gráficos dinámicos, como ocurre en Microsoft Excel, mediante la opción ‘Más formularios’ de la barra de menú de la cinta de opciones crear, con tan solo arrastrar los campos a la zona correspondiente: campos de serie, campos de filtro, campos de categoría. Con el submenú ‘Diseño‘ que se genera, se pueden modificar/configurar múltiples opciones.

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